Uma administradora de condomínios tem um peso fundamental na organização e no planejamento de uma empresa. O profissional da área é o grande aliado do síndico e, por isso, merece um reconhecimento plausível. 

Mas síndico e administrador não são a mesma coisa? Não, o síndico desempenha um papel de conciliador e cuida do movimento do prédio, já a administradora condominial preserva a gestão equilibrada das finanças, jurídica e de recursos humanos.

Ficou curioso e quer saber mais? Ao longo deste artigo vamos explicar as principais funções e como identificar uma boa administradora para o seu negócio.

Quem administra um condomínio?

Como vimos no início, a administração de condomínios requer cuidado para acompanhar de perto as finanças. Por ser um trabalho minucioso, muitos síndicos decidem contratar uma empresa especializada em administração.

Com isso, além da consultoria, a administração se responsabiliza por dar um suporte na gestão condominial de forma tributária, técnica e legal.

Quais são os deveres do administrador de condomínio?

São várias obrigações de uma administradora de condomínio. Neste caso, elas se dividem em quatro pilares: financeira, de recursos humanos, jurídica e administrativa. Vamos conhecê-las:

1. Gestão financeira

Uma das grandes razões que leva o condomínio a contratar uma administradora é a gestão financeira. Lidar com dinheiro, nota fiscal e outros elementos da economia são importantes para não quebrar as contas do estabelecimento.

As funções se dividem em:

• gerenciamento do fundo de reserva;
• cuidado com as contas;
• criação dos demonstrativos de receitas e despesas;
• assessoria para prestar contas e prever orçamentos;
• controle de inadimplência;
• administração da cota pool, isto é, uma conta aberta em nome da administradora para movimentação financeira de diversos condomínios.

2. Gestão de recursos humanos

Uma empresa que se preze precisa de um profissional qualificado de RH para resolver questões trabalhistas. Por isso, as funções de uma administradora no quesito recursos humanos são:

• formação de folha de pagamento dos funcionários;
• desenvolvimento e armazenamento de contratos;
• gerenciamento de pagamento de encargos previdenciários;
• seleção, contratação e até treinamento de novos colaboradores do condomínio (função extra).

3. Gestão jurídica

Cargo extremamente importante, entre os deveres do administrador de condomínio está o suporte jurídico em situações de inadimplência.

Obrigações como o EFD Reinf (Escrituração Fiscal Digital de Retenções e Outras Informações Fiscais) e o e-Social são imprescindíveis, por isso, uma administradora deve cumprir essas funções com transparência.

4. Gestão administrativa

A gestão administrativa está ligada a questões burocráticas. Entre as atividades:

• emissão e envio de boletos para o pagamento da taxa condominial;
• organização dos documentos do condomínio;
• organização da pasta de prestação de contas;
• cumprimento das obrigações fiscais e contábeis.

Quais são as funções do administrador de condomínio?

Como percebemos até agora, o administrador de condomínio tem papel fundamental no equilíbrio da empresa, somado a uma aliança de confiança com o síndico. Mas, de fato, quais são os serviços prestados por uma administradora? Seguem abaixo:

• gerenciamento da conta-corrente, incluindo o fundo de reserva;
• formação de balancetes administrativos de receitas e despesas;
• organização de documentos e pastas de prestação de contas;
• pagamento de despesas mensais de condomínio;
• emissão de boletos para o pagamento da taxa de condomínio;
• gerenciamento das obrigações fiscais e contábeis do condomínio;
• acompanhar o síndico no aspecto jurídico, contábil, financeiro e trabalhista.

Como funções extras, a administração de condomínios residenciais também tem caráter de auxiliar administrativo, como:

• escrever cartas de advertências ou multas;
• redigir comunicados;
• organizar a reserva de áreas comuns;
• auxiliar em reuniões de assembleias.

Administradora de condomínio: prós e contras

Prós

• ajuda na redução das despesas;
• recebe reduções nas taxas bancárias;
• diminui a taxa de inadimplência;
• foca em atividades antes realizadas pelo síndico, possibilitando que ele foque em outras atividades.

Contras

• gasto mensal para o condomínio;
• o síndico deixa de dominar as finanças e as contas bancárias;
• pode ocorrer fraudes, desvios de dinheiro e outras irregularidades.

Como identificar uma boa administradora de condomínios?

O síndico ou quem cuida de um condomínio deve estar atento a alguns detalhes antes de contratar uma administradora.

Logo, identificar uma administradora de qualidade não é uma tarefa difícil. Ela deve oferecer uma boa estrutura organizacional com equipe de especialistas, além de inovações tecnológicas, e, por fim, ter conhecimento técnico nas áreas de gestão.

Esses são atributos que as melhores administradoras de RJ e de São Paulo, por exemplo, maiores regiões do país, devem oferecer aos seus clientes.

Afinal de contas, lidar com uma estrutura ampla, diversas responsabilidades e com pessoas de diferentes culturas necessita de um serviço eficiente.

Este post foi escrito especialmente para o blog Clubfrance e é uma iniciativa do oHub de apresentar os benefícios de uma administradora de condomínios.