Muitos empreeendedores possuem dúvidas sobre como ter controle das notas fiscais, uma vez que isso garante mais organização caso ocorram alguns erros que necessitem a realização de consultas.

Vale dizer que o controle de notas fiscais evita que a empresa sofra penalidades por erros que possam surgir no momento de preencher esse documento fiscal. Inclusive, se você não gerenciar esse documento poderá ter até mesmo perdas financeiras.

Portanto, a organização e controle das notas fiscais colabora para que você tenha uma gestão mais rigorosa acerca das informações prestadas pela Receita Federal, bem como na identificação de inconsistências ou falta de dados.

Se você está precisando melhorar o controle de notas fiscais da sua empresa, não deixe de ler este artigo. Vamos falar um pouco mais profundamente sobre como é possível melhorar todo o processo do seu negócio.

Por que é importante ter o controle de notas fiscais?

Ter o controle de notas fiscais é essencial para compreender as entradas e saídas do seu negócio, e consequentemente saber se ele está ou não dando o lucro desejado. Isso é essencial, inclusive, para a sobrevivência da sua empresa no mercado.

Fora isso, como a Receita Federal do Brasil possui um sistema de informações bastante informatizado, ela pode identificar inconsistências e até mesmo falta de dados em algumas notas, solicitando assim essas informações.

Sem um controle, você pode perder o prazo para emitir tais dados e sua empresa poderá sofrer multas e até mesmo outras penalidades. Por isso, o arquivamento é crucial para o seu negócio.

Quais as vantagens de se ter o controle das notas fiscais?

Dentre as principais vantagens em ter um bom gerenciamento das notas fiscais, podemos citar a facilidade em identificar desvios de recursos e até mesmo controlar as entradas no fluxo de caixa da organização.

Além do mais, é possível saber com mais precisão o quanto de recurso financeiro precisa ser destinado ao pagamento de imposto para cada transação. Em caso de devolução ou trocas de produtos é muito mais simples identificar a nota fiscal.

Isso gera economia de tempo para que as pessoas envolvidas no processo possam se dedicar a outras atividades mais importantes. Ademais, também haverá mais praticidade e agilidade para as consultas posteriores.

Como resultado, a organização consegue diminuir custos, principalmente com multas, erros e retrabalhos, e estará com os documentos todos em ordem caso seja necessário apresentar para a fiscalização.

Como fazer o controle de notas fiscais?

Entendendo a importância e as vantagens de se fazer o controle das notas fiscais, vamos falar um pouco mais sobre como fazer a gestão desses documentos de maneira eficaz, desde a emissão da NF até o seu gerenciamento.

Para ajudar nessa empreitada, separamos abaixo algumas dicas de como começar a implantar um controle das suas notas fiscais.

1 – Crie uma planilha em nuvens

Uma boa sugestão para você desenvolver um bom controle financeiro é criar uma planilha em nuvens e lançar nela todas as notas fiscais que forem emitidas.

Mas por que em nuvens? Porque essa é uma maneira de evitar que um problema no computador possa corromper o seu arquivo, e além disso permite o acesso às informações de qualquer aplicativo.

Vale dizer que atualmente já existem vários softwares de gestão de documentos fiscais que ajudam nessa organização. Entretanto, se sua empresa não possui nenhum, a planilha pode ser um bom começo.

2 – Determine um responsável pelo preenchimento

Uma vez criada a planilha é preciso determinar quem será o responsável por preenchê-la. Isso evita que um fique jogando para o outro alguma falha que possa surgir em virtude de erros de preenchimento.

Outro ponto é que tendo um responsável somente pelo preenchimento, fica muito mais fácil cobrá-lo e até mesmo treinar esse profissional para que ele vá dominando cada vez mais o processo de preenchimento.

Isso traz mais centralização para o negócio, e organização em caso de você precisar apresentar algum documento para o fisco.

3 – Verifique a veracidade das notas emitidas

A pessoa responsável por fazer o lançamento das notas fiscais precisa comprovar a veracidade do documento, sendo essa uma medida que qualquer organização que não queira se comprometer com a fiscalização tem que tomar.

Por mais que o seu relacionamento com um fornecedor seja sólido, é preciso se certificar que a fatura de pagamento está no mesmo valor da nota que foi recebida e se os produtos estão em conformidade com a nota.

Além disso, é essencial verificar a autenticidade da nota fiscal no Portal da Nota Fiscal Eletrônica, sendo necessário digitar a chave de acesso para que a nota em questão possa ser facilmente visualizada.

Essa chave engloba informações como o modelo da nota, CNPJ, número da nota, código numérico e dígito verificador e fica bem na parte superior da DANFE. Com tudo certo, é só fazer o seu lançamento.

4 – Invista na automatização do controle de notas fiscais

Embora seja perfeitamente possível controlar a emissão de notas fiscais através de uma planilha em nuvens, a automatização ajuda muito no controle. Até porque, ela evita que erros humanos possam surgir durante o processo.

Outro ponto interessante é que a própria visualização das notas fiscais se torna mais fácil e você consegue ter uma visão mais ampla das receitas e despesas da empresa, melhorando assim as estratégias de gestão de recursos.

Inclusive fica mais simples criar medidas de redução de custos, aumento de produtividade e melhoria de performance do negócio, facilitando todo o trabalho que envolve controle.

Embora possa ser encarado por muitos gestores como uma despesa, a verdade é que um software de controle de notas fiscais, nada mais é que um investimento, uma vez que a própria redução de custos que ele traz acaba pagando o seu valor.

Isso sem considerar outras questões, como por exemplo, evitar que sua empresa possa tomar multas por conta da desorganização.

Portanto, lembre-se que o barato pode sair caro, e que investir em informatização é a melhor solução para ter um processo mais ágil e eficiente para a sua organização.Este artigo foi escrito pelo autor convidado Gabriel Marquez, empreendedor e fundador da NFE.io, que oferece uma API para emitir e gerenciar notas fiscais automaticamente. A NFE.io é um sistema de emissão e controle de notas fiscais que automatiza tarefas repetitivas, contribuindo para que você ganhe tempo e diminua gastos.